從2020年初新冠肺炎疫情爆發至今近兩年，後疫情時代已逐漸形成新常態，各領域企業都必須接受，並逐漸適應不確定性、挑戰與病毒和平共處。同樣地，汽車產業也面臨著來自上游成本增加、晶片產能限制等，產業鏈層面的衝擊。

以汽車與零件批售和國際貿易為主要業務的奧迪福斯汽車，在疫情中也無法避免地受到影響，不過其實早於疫情爆發前，奧迪福斯汽車就已著手進行企業管理數位化的建置，透過SAP Concur的差旅管理和費用報銷整合方案，奧迪福斯汽車得以在疫情下，依然保持敏捷，更好地規劃業務策略，突破疫情時代企業成長的難題，並降低成本、提高效能。

多系統跨部門 簡化流程成企業數位化轉型契機

數位化的需求最初來自財務部門，以差旅和報銷流程為例，過去過程複雜冗長，常需要耗時一週以上，且紙本流程的不透明性，員工無法即時得知審核進度，另多系統並行，因不常操作系統，容易遇到阻礙，員工需要耗費大量精力學習和熟悉差旅流程與政策。而結束出差員工返回公司後，忙於公務的同時，還需抽出時間整理發票報銷、送交主管簽核，爾後將文件送財務、掃描憑證，繁雜的工作，影響部分員工本該處理核心業務的時間和精力，財務人員面對堆積如山的紙本申請單，更是不堪其苦。

符合需求建置系統 整體效率大幅提升

為了針對舊有流程問題的實際改善，奧迪福斯汽車團隊透過SAP Concur對流程進行升級，利用SAP Concur系統功能模組的專業，和差旅管理公司的後台程式進行銜接，讓公司對機票、交通、住宿等費用，和員工出差常見之問題，更清晰明瞭的整合於系統中，減少員工申請過程中，反覆修改日期，來回詢問的時間。 主管對於預算掌控，出差合理性，更即時的控管，高效提升溝通的效能。

在請款階段，取代過往紙本流程，更新為線上後，透明度也大為提升，並能利用手機App，讓管理層隨時批准員工提交的申請，同時員工拍照上傳單據，即能印製請款單，加快請款時效和報銷速度。統計顯示，如此可由傳統所需的5個工作天減少為2至3天，此外，直接線上online的開票費用，相較於人工開票手續費，也減少25％成本。

從公司層面來說，精準的梳理和流程優化，縮減內部溝通時間，無論是出差人員、批核主管或財務人員，各單位都顯著地提升效率，減少來回溝通的時間成本，將更多精力投入自身的核心業務中，真正幫助業務的增長。

作為傳統汽車產業，奧迪福斯汽車理解並順應新世代經濟環境下企業發展的數位化趨勢。「奧迪福斯汽車數位化的部署起步很早，在疫情之前就在使用，因此我們受疫情衝擊小，疫情期間也依然維持著業務的正常運作」。「而SAP Concur也發揮數位化之力，讓公司即使在員工居家辦公的情況下，依舊得以高效進展和規劃遠程業務」。